피플러 A: “안녕하세요, 「소년이 온다」를 빌리고 싶은데 서재에 없네요. 새로 주문해야 할까요?”
GA팀: “아 그 책 이전에 주문했었는데… 저희가 한 번 찾아볼게요.”
GA팀: “B님, 이전에 「소년이 온다」 주문하셨었죠? 혹시 지금 가지고 계신가요? 반납 기록이 없네요 ㅠㅠ”
피플러 B: “엇… 반납했던 걸로 기억하는데, 서재에 없나요?”
GA팀: 🤦♂️🤦♂️🤦♂️
자유·공유·책임: 다른 말로 ‘피플의 서재’ 
피플러들의 일상을 지원하는 GA(General Affairs)팀! 이들이 이렇게 머리 아파하는 이유는 바로, PFCT의 사내 도서관 ‘피플의 서재’에 책이 없어졌기 때문입니다. 
피플의 서재는 2015년, 회사 창립과 함께 시작된 PFCT만의 복지 제도인데요. 읽고 싶은 책을 신청하면 회사가 구매하고, 다 읽은 책은 서재에 꽂혀 다음 사람에게 넘어가는 방식으로 운영되어 왔어요. 피플러들은 각자만의 시간에 틈틈이 책을 읽고, 다 읽은 책은 동료와 나누며, 느낀점이나 배운점을 공유하곤 했죠.
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그런데, 어느덧 제도가 운영된 지 10년이 훌쩍 넘어가고, 구성원의 숫자도 계속해서 늘어나다 보니, 기존 방식만으로는 관리하기 어려운 순간들이 조금씩 생기기 시작했어요. 그 중 하나가 바로, 앞선 상황과 같이 책이 행방불명 되는 것이었는데요.
피플의 서재를 관리하는 GA팀은 이런 상황을 맞이할 때마다, ‘이 좋은 제도를 앞으로도 계속 편리하게 운영하려면 어떻게 해야 할까?’ 계속 고민했다고 해요. 그리고 바로 얼마 전, 이런 문제들을 해결할 수 있는 시스템을 직접 구축했다고 하는데요! 10년 넘게 이어온 제도를 더 오래, 더 편하게 이용할 수 있도록 다시 설계한 이야기, 지금 바로 전해드릴게요. 
10년 동안 잘 굴러간 피플의 서재, 왜 리뉴얼했을까?
안녕하세요, 먼저 자기소개 부탁드립니다!
식: 안녕하세요, GA팀에서 총무 업무를 맡고 있는 이식입니다. 현재 GA팀은 사내 자산 관리, 사무 환경 관리, 복리후생 제도 운영 등 피플러의 일상을 지원하는 일을 하고 있는데요. 그 중 하나로 피플의 서재를 운영하고 있습니다.
얼마 전, 피플의 서재 리뉴얼 공지를 올리셨어요. 제도를 한 번 손봐야겠다고 생각하신 계기가 있었을까요?
우선, 저는 피플의 서재가 다독가들에게 정말 좋은 복지라고 생각해요. 제한 없이 마음껏 책을 구매할 수 있으니까요! 다만 담당자 입장에서 보면, 전 과정이 너무 복잡하고 수작업이라 관리가 어렵다는 단점이 있었어요.
 (구) 책을 신청하고 빌리고 반납하는 전 과정• 피플러: 교보문고 사이트에서 원하는 책 검색 → ️ 노션 <도서 신청> 페이지에 해당 링크를 업로드하며 GA팀 태그 • GA팀: 해당 링크를 통해 책 구매 → ️ 구매한 책은 노션 <피플의 서재 inside> 페이지로 이관 → ️책이 도착하면 DM으로 안내 • 피플러: DM 확인 후 책 수령 → ️ 구글 폼 <대여 신청서> 작성 → ️ 2주 뒤 책 반납 → ️ 구글 폼 <반납 신청서> 작성 |
무엇보다 가장 큰 문제는 모든 데이터가 흩어져 있다는 거였어요. 서재에 있는 책을 확인할 수 있는 <피플의 서재 inside>와 새로운 책을 신청하는 <도서 신청> 페이지는 노션에 있었고, 대여·반납 신청은 구글폼으로 받고 있었거든요.
그래서인지 책 한 권의 행방을 알려면 이곳 저곳을 다 뒤져야 했다고 들었어요. 총무가 아니라 탐정이 필요한 상황은 아니었을지… 🕵️
네, 누군가 책의 행방을 물으면 먼저 노션(신청됐나?)을 살피고, 그 다음에는 구글폼(대여됐나?), 구글 시트(반납됐나?), 그리고 마지막에는 서재(진짜 없나?)까지 확인하는 순서를 거쳐야 했어요. 그렇게 했는데도 못 찾는 책이 많았죠. 앞서 말씀 드렸듯, 모든 과정이 수작업으로 운영되다 보니 누락이 있을 수밖에 없었던 거예요.
| 이외에도 발생 가능한 문제들 • CASE 01. 무기한 대여: 반납 기한은 14일로 정해져 있지만, 반납 여부를 일일이 확인할 수 없어 무기한 대여가 가능함 • CASE 02. 책 분실: 누가 어떤 책을 가지고 있는지 정확한 파악이 불가능하기 때문에 책 분실 가능성이 존재함 • CASE 03. 중복 구매: 제목 표기가 조금씩 다른 책들은 중복 신청되어도 확인할 길이 없어 똑같은 책이 두 권씩 쌓임 |
리뉴얼된 피플의 서재, 모든 과정을 웹페이지에서 한 번에!
저도 피플의 서재를 애용하는 사람 중 한 명인데, 이런 다양한 문제가 있는 줄은 몰랐네요… 뒤에서 노력해주신 덕분이겠죠. 그럼 이번에 새로 리뉴얼하면서 어떻게 바뀌었는지도 소개해주세요!
책 찾기부터 새 책 신청, 대여, 반납까지 한 곳에서 완료할 수 있도록 웹사이트를 오픈했어요. 데이터가 한 곳에 쌓이니까 담당자는 관리가 용이하고, 클릭 몇 번으로 모든 과정을 끝낼 수 있으니까 이용자는 극도의 편의성을 누릴 수 있죠.
제가 처음에 피플의 서재 제도가 좋다고 느꼈던 이유가 ‘제한 없이 마음껏 신청해 읽을 수 있다’는 거였는데, 정작 지금은 빌리고 반납하는 과정이 너무 번거로워 이용자도 줄어들고, 그 좋은 점이 가려지고 있는 듯 했어요. 그래서 이번 리뉴얼에서는 무엇보다 ‘자동화 경험’을 설계하기 위해 많은 노력을 기울였답니다.
➊ 읽고 싶은 책은 검색으로 쉽게 찾아요!
| • BEFORE: “식님, 천선란 작가의「모우어」가 구매 내역에는 있는데, 서재에는 없네요. 찾아주실 수 있을까요? ㅠㅠ” • AFTER: 웹사이트에서 검색해 찾고, 대여 중이라면 간편하게 예약까지! |
더 이상 책의 행방을 찾기 위해 노션, 구글폼, 서재를 뒤지지 않아도 괜찮아요! 검색 한 번에 해당 책이 서재에 있는지 확인할 수 있고, 간편하게 대여 신청을 할 수 있거든요. 만약 누군가 대여 중이라면 예약 신청까지 할 수 있는데요. 앞선 대여자가 반납하면 예약자에게 자동으로 알림이 가서, 순서대로 대여가 가능해졌어요.
➋ 서재에 없다면? 새롭게 신청해요!
| • BEFORE: 노션 <도서 신청 페이지>에서 책 제목, 신청자, 구매 담당자, 신청일, 링크 수기 입력 • AFTER: 구매 링크만 넣으면 나머지 정보는 자동 기입! |
이제는 구매 링크만 입력해도 제목, 저자, 발행일이 자동으로 입력돼요. 이렇게 구매 신청한 책은 도착해 수령하면, 자동으로 대여 처리 되기 때문에 별도의 절차를 거치지 않아도 된답니다.
➌ 알림은 슬랙으로 때맞춰 와요!
| • BEFORE: “피플러님, 신청하신 책이 도착해 이렇게 DM을 드립니다! <대여 신청서> 작성 부탁드립니다.” • AFTER: 책 수령부터 대여, 반납, 연체까지, 관련된 모든 알림은 슬랙으로 자동 발송! |
모든 담당자가 수기로 진행하던 모든 안내를 자동화했어요. 특히, 이제 시스템이 대여일을 기준으로 반납일을 자동으로 계산해 안내해주는데요. 반납일이 가까워져 오면 안내가 오기 때문에 깜빡 잊고 반납을 놓칠 일이 없어졌어요. 만약 반납일까지 책을 다 읽지 못했다면, 1회까지는 연장도 가능하답니다. 
총무가 직접 만든 도서관 시스템
정말… 너무 편해졌네요. 기성 도서관 시스템에 전혀 뒤지지 않는 것 같아요. 그런데, 이 모든 걸 무려 직접 만드셨다고요?!
네, 사내 AI 플랫폼이 생기면서, 개발자가 아니어도 소프트웨어를 만들 수 있는 환경이 마련된 게 결정적이었어요. 피플러들의 요구 사항을 제일 잘 아는 사람이 저였고, AI가 코드를 대신 써줄 수 있으니 ‘기획자 겸 발주자’로서 직접 해보자고 생각했죠.
말로는 간단해 보이는데, 직접 시스템을 구축하는 일은 결코 간단하지 않았을 것 같아요. 작업 과정을 살짝 풀어 주신다면요?
AI와 대화하면서 만들었어요. 제가 필요한 기능을 설명하면 AI가 As-Is/To-Be 분석과 설계안을 먼저 제안하고, 방향을 선택하면 코드 작성과 테스트, 배포까지 이어지는 방식이었는데요. 전반적으로 보면 아래 과정을 거쳤어요.
| 리뉴얼 과정 ➊ 시스템 골격 만들기 (6월 초~7월 초) 도서 검색·대여·반납·구매신청이 가능한 웹사이트 제작 + 사내 계정(SSO) 로그인과 슬랙 알림 연결 + 관리자 기능 추가 ➋ 실물 재고 전수 조사 (6월 말~7월 초) 서가의 책을 전부 꺼내고 미반납된 책 직접 회수 → 최종 도서 목록 확정 ➌ 시스템·DB 연결 확정된 목록을 CSV 일괄 업로드로 DB에 리셋 반영해서 실물과 데이터를 일치시킨 상태로 오픈 준비 ➍ 오픈, 그리고 계속 진화 중 (7월 둘째 주~) 인사 연동(퇴사자 미반납 감지), 반납 리마인더, 예약 대기열, 연체 표시, 대여 이력 조회 같은 기능 계속 추가 |
아니 이 모든 걸 개발자 없이 할 수 있다니… AI의 힘이 놀랍네요. 다 합쳐서 한 달 조금 넘는 시간이 걸린 것 같은데요. 가장 오래 붙잡고 있던 일은 무엇인가요?
아, 제가 실제 서버 구축을 해 본 경험이 없다 보니 도메인 연결 작업에는 DevOps 팀의 지원을 받았습니다! AI만으로는 아직 어렵더라고요.
그 외에 가장 오래 붙잡고 있던 부분은 아무래도 데이터 정리가 아닐까 싶네요… 기존에도 <피플의 서재 inside>라는 DB가 있긴 했지만, 앞서 말씀드린 것처럼 잘 관리되고 있진 않았다 보니 이번에 제대로 전수 조사할 필요가 있었거든요. 실제로 존재하는 도서를 기준으로 DB를 정리하는 것, 그리고 미반납된 책을 직접 회수하는 게 오래 걸렸습니다.
다행히 같은 팀 종헌님이 실물 도서를 정리해 기준이 되는 DB 목록을 만들어주셔서, 저는 그걸 시스템에 반영하는 데 집중할 수 있었어요. 저 혼자였다면 훨씬 오랜 시간이 걸렸을 거라고 생각해요.
실물 책을 데이터화 하는 작업
(실물 책 몇 천 권을 모두 맞춰본 종헌님… 이 이야기를 듣고 안 찾아뵐 수가 없었는데요. 🫢)
안녕하세요 종헌님! 앞서 ‘목록에는 있는데 실물로는 없는 책’이 문제였다고 들었어요. 그 많은 책들을 어떻게 다 맞춰보셨나요?
저는 이번 리뉴얼에서 책 DB 관리를 담당하면서, 기존 DB에 등록된 책들의 존재 유무를 파악하고, 서재에 꽂혀 있는 책들의 수량과 상태를 점검하는 역할을 했습니다.
사실 서재에 있는 책을 등록하는 건 단순 반복 작업이라 습관이 되면 몸이 자동으로 움직일 수 있어요. 그런데, 진짜 문제는 서재에 없는 책들이었죠… 누가 신청한 책인지, 지금은 누가 가지고 있는지, 아예 분실된 건지 파악하는 데 애를 먹었던 게 기억에 남네요. (웃음)
거의 2주 내내 책을 세고 옮기셨다고 들었는데, 힘들진 않으셨나요?
물론 몸은 힘들었죠. (웃음) 그래도 리뉴얼을 진행하는 동안 평소에 제가 잘 몰랐던 책들을 하나하나 들여다보게 되면서, 오히려 전보다 책과 더 가까워진 느낌을 받았어요. 중간중간 힘듦이 찾아올 때에도 ‘이 작업이 끝나면 피플러분들이 훨씬 편하고 행복하게 이용하겠구나’ 하는 생각을 하니, 힘듦보다는 즐거움으로 임하게 됐습니다.
피플러들이 앞으로 피플의 서재를 어떻게 이용하길 바라시나요?
책이라는 것은 무엇을 어떻게 해야 할지 막막할 때는 길잡이가 되어주고, 몸과 마음이 지쳤을 때는 위안을 건네며, 무료한 순간에는 잠깐의 즐거움을 선물해주는 존재가 아닐까 합니다. 새롭게 정비된 피플의 서재에서 피플러들이 책과 함께 삶의 다채로움을 느끼는 시간을 보내시면 좋겠어요!
서재 너머의 이야기
두 사람이 한 달 조금 넘는 시간 동안 매만진 서재, 피플러들은 어떻게 받아들였을까요?
식님이 처음 리뉴얼을 공지한 순간, 사내 곳곳에서 감탄이 들려왔어요. 피플의 서재를 이미 애용하던 다독가들부터, 그렇지 않던 사람들까지 관심을 가지고 새로운 웹 사이트를 둘러보는 모습이었죠.
‘기대하면서 열었는데 기대 이상’이라는 후기부터, 말줄임표로도 다 담기지 않는 감탄까지. 총무가 직접 만든 도서관은 이렇게 첫날부터 인기를 끌었답니다. 
식님께 들어보니, 시스템을 열자마자 이전에는 없던 장면들이 벌어지기 시작했다고 해요.
새로운 시스템으로 첫 구매 신청이 왔을 때는 정말 설렜어요. 오픈한 지 이제 3주 정도 됐는데, 모든 과정이 물 흐르듯 이뤄지는 걸 보면서 뿌듯함을 느끼고 있습니다. 한 피플러는 시스템이 너무 편해졌다며 그동안 반납하지 않고 있던 책 수십 권을 자발적으로 반납해주시기도 했는데요. 이럴 때 시스템의 위력을 체감하게 되는 것 같아요.
흩어져 있던 기록이 한 곳에 모이기 시작하면서, 이제 피플의 서재에는 ‘데이터’가 쌓이고 있어요. GA팀은 여기서 다음 이야기를 꺼냈습니다.
이제 대여·신청 데이터가 한 곳에 쌓이기 시작했으니까, 이걸로 재밌는 것들을 해보고 싶어요. 인기 도서 큐레이션이나 도서 추천 같은 거요. 그렇게 발전해서, 피플의 서재가 우리 회사 하면 딱 떠오르는 대표 복리후생이 됐으면 좋겠어요. ‘총무가 직접 만든 도서관 시스템 있는 회사’라고 자랑할 수 있게요.
그리고 피플의 서재 말고도 회의실 현황판, 주차 신청처럼 아직 흩어져 있는 사내 운영 업무들도 있잖아요. 궁극적으로는 이런 것들까지 다 시스템화해서, 하나의 통합 시스템으로 만들어 보고 싶습니다. 😎
이제 GA팀은 더 이상 책의 행방을 쫓는 탐정이 되지 않아도 됩니다. 피플러들에게 더 좋은 경험을 선사하기 위한 방법을 고민하는 데 집중할 수 있게 됐죠. 그리고 그 고민은 이미 서재 밖으로 향하고 있습니다. ‘이대로도 괜찮은데’가 아닌, ‘조금 더 나은 방향이 있지 않을까’ 매번 되물으면서요.
다음엔 또 무엇이 편해질지, GA팀이 만들어 갈 내일을 기대해 보면서 이만 글 마치겠습니다!
edited by Gyuna, Hoonjung
photographed by Gyuna
photo editing by Gyuri
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